Política de Privacidad, Tratamiento de Datos y Uso Responsable

1. Marco legal aplicable

Esta política se adopta en cumplimiento de la Constitución Política de Colombia, especialmente los derechos a la intimidad, habeas data e información, y de la normativa colombiana aplicable en materia de protección de datos personales y seguridad de la información.

De manera especial, esta política tiene en cuenta:

• Ley Estatutaria 1581 de 2012, sobre protección de datos personales.
• Decreto 1377 de 2013 y las normas que lo compilan, modifican o sustituyen.
• Decreto 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, en lo relacionado con protección de datos personales.
• Lineamientos, guías, circulares y criterios de la Superintendencia de Industria y Comercio, en su calidad de autoridad colombiana de protección de datos personales.
• Ley 1273 de 2009, en cuanto a conductas que atenten contra la confidencialidad, integridad y disponibilidad de datos y sistemas informáticos.

En caso de existir una norma especial, contrato, orden de autoridad competente o política interna más estricta, se aplicará la regla que brinde mayor protección a la información y a los titulares de datos.

2. Alcance, naturaleza de la plataforma y aceptación

VAO-GOR es una plataforma de acceso restringido destinada a apoyar la búsqueda, carga, administración, seguimiento y descarga de certificados de calidad y documentos técnicos asociados a operaciones, proyectos, empresas aliadas y procesos internos autorizados.

La plataforma no es un repositorio público ni un canal abierto de publicación documental. Su uso está limitado a usuarios autorizados, con cuenta activa, rol asignado y permisos definidos conforme a sus funciones. El acceso a la plataforma no otorga propiedad, licencia amplia, derecho de redistribución ni autorización para modificar documentos.

Al registrarse, iniciar sesión, consultar, cargar, descargar, administrar información o continuar usando VAO-GOR, el usuario declara que conoce, entiende y acepta esta política, así como las instrucciones de uso, confidencialidad, seguridad y tratamiento de datos aplicables.

3. Datos personales e información objeto de tratamiento

Para operar la plataforma se podrán recolectar, almacenar, usar, consultar, actualizar, circular, transmitir, conservar, auditar y, cuando proceda, suprimir datos personales e información técnica relacionada con usuarios, empresas, solicitudes, certificados y operaciones de la plataforma.

3.1 Datos de identificación y contacto

• Nombre completo, usuario, correo electrónico, empresa, cargo o vínculo operativo cuando aplique.
• Rol, perfil, permisos, estado de la cuenta, aprobaciones, bloqueos, fechas de creación, actualización y último acceso.

3.2 Datos de autenticación, seguridad y auditoría

• Registros de inicio y cierre de sesión, intentos fallidos, dirección IP, navegador, fecha, hora y eventos de seguridad.
• Búsquedas realizadas, descargas ejecutadas, acciones administrativas, cambios de estado y operaciones relevantes.
• Trazabilidad de solicitudes, casos, respuestas, observaciones, soportes y archivos asociados.

3.3 Información documental y operativa

• Certificados de calidad, documentos técnicos y archivos en formato PDF u otros formatos autorizados.
• Metadatos como código de material, orden de compra, ítem, serie, colada, empresa, bodega, estado, fecha de carga o descarga.

3.4 Datos sensibles y datos de menores

VAO-GOR no tiene por finalidad recolectar datos sensibles ni datos de niños, niñas o adolescentes. Los usuarios deben abstenerse de cargar, registrar o divulgar información sensible, innecesaria, excesiva, reservada o no autorizada. Si por error o por el contenido de un documento se incorpora información de esta naturaleza, el usuario que la cargó o suministró deberá reportarlo de inmediato para evaluar las medidas de restricción, corrección o eliminación que correspondan.

4. Finalidades del tratamiento

La información podrá ser tratada para las siguientes finalidades legítimas, necesarias y proporcionales:

• Crear, validar, aprobar, administrar, suspender o desactivar cuentas de usuario.
• Autenticar usuarios y aplicar controles de acceso por rol, perfil, empresa, bodega, función o autorización.
• Permitir la búsqueda, consulta, carga, visualización, administración y descarga controlada de certificados y documentos técnicos.
• Gestionar solicitudes de certificados, casos, observaciones, respuestas, estados, reportes y comunicaciones asociadas.
• Registrar trazabilidad, auditoría, estadísticas internas, evidencias de uso y control de operaciones.
• Prevenir, detectar, investigar y corregir accesos no autorizados, fraude, abuso, incidentes, errores, pérdida de información o uso indebido.
• Atender soporte técnico, mantenimiento, mejora de la plataforma, continuidad operativa y seguridad informática.
• Cumplir obligaciones legales, contractuales, regulatorias, laborales, comerciales, de auditoría, seguridad y gobierno de datos.
• Responder requerimientos de autoridades competentes o ejercer la defensa de derechos de QUBIX, sus aliados, usuarios o terceros autorizados.

5. Autorización, legitimación y prueba

El tratamiento de datos personales se realiza con fundamento en la autorización del titular, la relación contractual u operativa que habilita el acceso a la plataforma, el interés legítimo de proteger la seguridad de la información, el cumplimiento de obligaciones legales o contractuales y las demás bases permitidas por la normativa aplicable.

La autorización podrá obtenerse por medios físicos, electrónicos, digitales, contractuales, formularios, registros de acceso, aceptación de políticas, creación de cuenta, uso continuado de la plataforma o cualquier otro medio que permita su consulta posterior, conforme a la ley.

QUBIX podrá conservar evidencia de la autorización, de la aceptación de esta política, de los accesos y de las operaciones ejecutadas por el usuario, incluyendo registros técnicos de auditoría.

6. Deberes y responsabilidad de los usuarios

Todo usuario autorizado se obliga a:

• Usar VAO-GOR exclusivamente para finalidades autorizadas, legítimas y relacionadas con sus funciones.
• Registrar información veraz, completa, actualizada, lícita, necesaria y pertinente.
• No cargar información falsa, alterada, maliciosa, sensible, confidencial no autorizada, excesiva o ajena a la finalidad de la plataforma.
• No compartir credenciales, tokens, enlaces internos, documentos o accesos con terceros no autorizados.
• Custodiar sus credenciales y cerrar sesión cuando termine su uso, especialmente en equipos compartidos.
• Verificar que tiene autorización para consultar, descargar, usar o compartir cualquier certificado o documento.
• No modificar, adulterar, descontextualizar, vender, publicar, redistribuir o usar indebidamente los documentos descargados.
• Reportar incidentes, accesos sospechosos, errores de permisos, documentos incorrectos o divulgaciones no autorizadas.
• Cumplir la ley, contratos, acuerdos de confidencialidad, políticas internas y demás instrucciones de seguridad aplicables.

El incumplimiento de estos deberes podrá dar lugar a bloqueo o cancelación de cuenta, retiro de permisos, reporte a la empresa correspondiente, acciones contractuales, disciplinarias, civiles, administrativas o penales, según la gravedad del hecho.

7. Certificados, descargas y uso posterior de documentos

Los certificados y documentos disponibles en VAO-GOR se suministran como apoyo operativo para usuarios autorizados. La disponibilidad de un documento en la plataforma no implica garantía ilimitada sobre su vigencia, suficiencia, aplicabilidad técnica, aceptación por terceros o idoneidad para un propósito distinto del autorizado.

El usuario final es responsable de verificar que el documento descargado corresponde al material, orden, ítem, serie, colada, proyecto o necesidad específica para la cual será utilizado. También es responsable de validar versiones, integridad, contexto técnico y requisitos exigidos por su organización, cliente, auditor, autoridad o tercero receptor.

QUBIX no se hace responsable por modificaciones, alteraciones, conversiones, impresiones, ediciones, manipulaciones, pérdidas de integridad, cambios de nombre, redistribuciones, divulgaciones o usos indebidos realizados por usuarios o terceros después de la descarga del documento.

Toda descarga podrá quedar registrada para fines de auditoría, trazabilidad, soporte, control de permisos, investigación de incidentes y defensa de derechos.

8. Seguridad de la información

QUBIX implementa medidas técnicas, humanas, administrativas y operativas razonables para proteger la información contra adulteración, pérdida, consulta, uso, acceso, divulgación o destrucción no autorizada.

Entre los controles aplicables se encuentran, según corresponda:

• Autenticación, sesiones seguras, expiración por inactividad y control de intentos fallidos.
• Asignación de permisos por roles y restricciones sobre funciones administrativas.
• Validaciones de formularios, controles contra solicitudes no autorizadas y protección de operaciones críticas.
• Restricción de acceso directo a carpetas internas, archivos de configuración, registros y documentos protegidos.
• Registros de auditoría, trazabilidad de acciones y monitoreo de eventos relevantes.
• Copias, medidas de continuidad, mantenimiento, actualizaciones y revisión de controles cuando aplique.

Ninguna plataforma tecnológica es absolutamente inmune a fallas, errores humanos, ataques informáticos, indisponibilidad de terceros o eventos de fuerza mayor. QUBIX actuará con diligencia razonable para prevenir, contener y gestionar incidentes, pero no responderá por daños derivados de culpa exclusiva del usuario, uso indebido, entrega voluntaria de credenciales, equipos comprometidos del usuario, redes inseguras, hechos de terceros o causas fuera de su control razonable.

9. Cookies y tecnologías similares

VAO-GOR puede usar cookies técnicas, cookies de sesión o tecnologías similares necesarias para autenticar usuarios, mantener la sesión activa, aplicar controles de seguridad, prevenir abusos, recordar estados básicos de navegación y permitir el funcionamiento correcto de la plataforma.

Estas cookies son necesarias para prestar el servicio y no tienen como finalidad realizar publicidad comportamental, perfilamiento comercial ni seguimiento publicitario de usuarios.

Si en el futuro se incorporan herramientas de analítica, medición, publicidad, seguimiento de terceros o tecnologías no estrictamente necesarias, QUBIX informará al usuario y, cuando corresponda, solicitará la autorización o consentimiento aplicable antes de su uso.

10. Derechos de los titulares de datos personales

Los titulares podrán ejercer los derechos reconocidos por la normativa colombiana, incluyendo:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo las excepciones legales.
• Ser informados sobre el uso dado a sus datos personales.
• Presentar consultas o reclamos ante QUBIX.
• Solicitar la supresión de datos o revocar la autorización cuando sea procedente y no exista deber legal, contractual u operativo de conservarlos.
• Acceder gratuitamente a los datos personales objeto de tratamiento, en los términos de la ley.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite correspondiente ante el responsable o encargado, cuando aplique.

El ejercicio de estos derechos no es absoluto y podrá estar limitado por obligaciones legales, contractuales, de seguridad, auditoría, defensa, confidencialidad, continuidad operativa o por derechos de otros titulares o terceros.

11. Procedimiento para consultas, reclamos y solicitudes

Las consultas, reclamos o solicitudes relacionadas con datos personales deberán enviarse al correo admo@qubix.com.co. La solicitud debe incluir, como mínimo:

• Nombre completo del titular o solicitante autorizado.
• Documento de identificación o dato que permita validar identidad, cuando corresponda.
• Correo electrónico de contacto y, si aplica, usuario registrado en la plataforma.
• Descripción clara de la solicitud, consulta o reclamo.
• Documentos que soporten la solicitud o acrediten representación, cuando aplique.

QUBIX podrá requerir información adicional para verificar identidad, legitimación, alcance de la solicitud o competencia para atenderla. Si la solicitud está incompleta, podrá solicitarse su corrección o ampliación.

Las consultas serán atendidas dentro de los términos legales aplicables. Los reclamos serán tramitados conforme a la Ley 1581 de 2012 y normas concordantes, sin perjuicio de términos especiales que apliquen por contrato, autoridad competente o naturaleza de la información.

12. Conservación, supresión y bloqueo de información

La información será conservada durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas, mantener trazabilidad, atender soporte, auditoría, obligaciones legales o contractuales, seguridad, defensa ante reclamaciones, continuidad de la plataforma y protección de derechos de QUBIX, usuarios, aliados o terceros.

Los registros de auditoría, descargas, búsquedas, acciones administrativas, casos, eventos de seguridad y logs técnicos podrán conservarse mientras sean necesarios para control interno, investigación de incidentes, cumplimiento normativo, prevención de fraude, gestión de permisos o defensa jurídica.

Cuando proceda la supresión de datos, esta podrá realizarse mediante eliminación, anonimización, bloqueo, restricción de acceso o cualquier mecanismo razonable que impida su tratamiento ordinario, salvo que exista deber legal, contractual, técnico o de seguridad para conservar la información.

13. Encargados, proveedores, terceros y transferencias

Para operar VAO-GOR pueden intervenir proveedores de alojamiento, infraestructura, correo, soporte, mantenimiento, seguridad, administración, desarrollo, auditoría o servicios tecnológicos. Dichos terceros deberán acceder a la información únicamente cuando sea necesario para cumplir sus funciones y bajo deberes de confidencialidad, seguridad y tratamiento adecuado.

QUBIX no vende ni comercializa bases de datos personales de usuarios de VAO-GOR. La información podrá ser compartida cuando exista autorización, obligación legal o contractual, requerimiento de autoridad competente, necesidad operativa justificada, auditoría, soporte, seguridad o finalidad compatible con el uso autorizado de la plataforma.

Si la operación técnica exige transmisión o almacenamiento mediante servicios ubicados fuera de Colombia, QUBIX procurará aplicar medidas razonables para proteger la información conforme a la normativa aplicable y las obligaciones contractuales correspondientes.

14. Limitación de responsabilidad y uso prohibido

En la máxima medida permitida por la ley, QUBIX, sus administradores, desarrolladores, operadores, colaboradores, proveedores y aliados no serán responsables por daños, perjuicios, sanciones, pérdidas, reclamaciones o consecuencias derivadas de:

• Uso indebido de la plataforma por parte de usuarios autorizados o terceros.
• Descarga, modificación, alteración, redistribución, divulgación o uso no autorizado de documentos.
• Errores en la información suministrada, cargada o seleccionada por los usuarios.
• Uso de documentos fuera de contexto, para fines distintos de los autorizados o sin validación técnica previa.
• Compartición de credenciales, acceso desde equipos inseguros, pérdida de dispositivos o fallas de seguridad atribuibles al usuario.
• Fallas de conectividad, indisponibilidad de internet, servicios de terceros, fuerza mayor, caso fortuito o hechos fuera del control razonable de QUBIX.
• Actuaciones de empresas, usuarios, clientes, contratistas, proveedores o terceros que excedan los permisos concedidos.

Queda expresamente prohibido:

• Intentar vulnerar, escanear, evadir, alterar o deshabilitar controles de seguridad.
• Acceder a cuentas, documentos, módulos, rutas, bases de datos o información sin autorización.
• Automatizar consultas, descargar masivamente información o realizar extracción de datos sin autorización expresa.
• Cargar archivos maliciosos, alterados, falsos, protegidos por derechos de terceros o ajenos a la finalidad de la plataforma.
• Usar VAO-GOR para fines ilegales, fraudulentos, comerciales no autorizados, difamatorios, abusivos o contrarios a la buena fe.

15. Vigencia, actualizaciones y contacto

Esta política rige desde su publicación en https://qubix.com.co/privacidad.html. QUBIX podrá actualizarla para reflejar cambios legales, técnicos, operativos, contractuales, de seguridad o de funcionamiento de VAO-GOR.

Las modificaciones serán publicadas en esta página y aplicarán desde su publicación, salvo que se indique una fecha distinta. El uso continuado de la plataforma después de publicada una actualización implica conocimiento de la versión vigente.

Para privacidad, soporte, solicitudes, incidentes o inquietudes sobre esta política, escriba a admo@qubix.com.co.